¿Por qué es importante una identidad digital hoy en día?

Ya es una realidad ineludible que la mayor parte de nuestro trabajo se realiza mediante tecnologías de la información y las comunicaciones desde nuestros dispositivos electrónicos. Creamos información y conocimiento, nos comunicamos, gestionamos, nos comprometemos desde dispositivos electrónicos ante los que nos identificamos con unas credenciales secretas que son nuestra identidad en la red.

Las políticas de seguridad y la trazabilidad exigen que cada usuario tenga una única identidad digital con la que interactuar en los sistemas informáticos y de cuya seguridad se responsabiliza personalmente. Esto redunda en una mayor seguridad para los datos personales y para toda la institución. Teniendo una identidad digital robusta nos aseguramos de asegurar la privacidad y la trazabilidad de nuestras acciones en línea.

Para ello, en la UVa hay un registro centralizado donde se custodian los datos personales de cada usuario y su pertenencia a los distintos colectivos de la universidad. Todos los sistemas informáticos utilizan esta información para identificar a los usuarios. De esta forma las credenciales están seguras en un único punto y nunca abandonan este espacio seguro. Habrás observado que para entrar en una aplicación protegida se piden las credenciales en la página https://id.uva.es y cada vez más sistemas usarán este único punto de identificación.

Cambios en las Microsoft 365 UVa

Es responsabilidad de cada uno custodiar esas credenciales con la máxima diligencia. Con este objetivo todos debemos:

  • No introducir nunca ni el nombre de usuario ni la contraseña en otros servicios externos a la Universidad de Valladolid.
  • No compartir nunca las credenciales con otras personas. Si surge la necesidad de compartir algún recurso, contactar con soporte@uva.es para que nos informen de una mejor solución.

Por qué usar la nube para ofimática y correo electrónico

En los últimos años los servicios en la nube son imprescindibles para la digitalización de las organizaciones. Hay diversos grados de integración de los servicios en la nube, pero todas las organizaciones están avanzando en esta dirección.

Actualmente la mayor parte de las universidades tienen sus servicios de colaboración, correo y almacenamiento en algún proveedor en la nube.

La Universidad de Valladolid tiene suscrito con Microsoft un contrato para el uso de todos los servicios de Office 365 en la nube y en el escritorio. Este contrato cumple con todas las garantías de seguridad y de protección de datos a los que obliga el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea. Todos los datos se mantienen en la Unión Europea y custodiados con las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad a través del contrato de encargado de tratamiento (contrato de adhesión) y seguridad. Se ha comprobado que cumplen medidas de seguridad más que suficientes, a un nivel muy superior al que puede ofrecer la propia Universidad.

La decisión estratégica de implantar estos servicios en la nube se ha validado por la Comisión de Administración Electrónica y la Comisión de Protección de Datos de la Universidad de Valladolid.

Recursos incluidos en la nube «UVa» de Microsoft

Como parte de estos servicios en la nube, todo el personal de la UVa obtiene:

  • Almacenamiento en la nube OneDrive con una capacidad de 5TB (5000GB), que es un servicio que la UVa no ofrecía y que no puede ofrecer directamente.
  • Sistema de videoconferencia y colaboración Teams, sin límite de minutos ni de sesiones.
  • Uso de toda la suite Office365 hasta en 5 equipos distintos asociado a cada usuario: ¡CUIDADO!, no está permitido utilizar las credenciales UVa en equipos que no pertenezcan a la UVa o en el domicilio del usuario bajo su control y responsabilidad directa. Recordad que las credenciales NO SE PUEDEN COMPARTIR.
  • Soporte y mantenimiento de primer nivel por parte de Microsoft, liberando recursos UVa para otras tareas.
  • Escalabilidad y disponibilidad asegurada ante cualquier situación coyuntural.
  • En una próxima fase de despliegue: Buzones de correo en la nube con una capacidad de 100GB (200 veces mayor que los 500MB de los buzones clásicos UVa).

Una persona, una cuenta

La política moderna de identidad digital es que una persona sólo tenga un nombre de usuario y una contraseña para identificarse personalmente, para todo.

Por lo tanto, usaremos el mismo usuario y contraseña para todos los servicios institucionales[1] de la Universidad (y no los usaremos nunca en servicios externos).

Cada persona de la UVa tendrá asociada una única identidad digital para el uso de los servicios de Microsoft, el Campus Virtual y el resto de los servicios de la UVa.

Sistema de identificación centralizada de la UVa

Durante los últimos años se han creado, dentro de la nube de Microsoft, diversas organizaciones separadas (como si fueran instituciones distintas) según el correo electrónico de centros, departamentos y otros organismos.

Tras los cambios que estamos anunciando, la Universidad de Valladolid solo mantendrá una nube de Microsoft denominada “UVa”.

Si usted se dio de alta en Microsoft o en Office.com utilizando su dirección de correo electrónico institucional del tipo xxx@uva.es, el único efecto que va a notar es que Microsoft ya no le preguntará contraseñas y para iniciar sesión usará el sistema autenticación centralizada de la UVa.

Si tiene dudas sobre cual es su correo institucional consulte la aplicación del perfil de usuario en Mi portal.

Si el email que usó inicialmente no es del tipo xxx@uva.es sí que se verá afectado y tendrá que leer con atención los próximos apartados para conservar sus datos.

Si usó varios alias de correo xxx@uva.es para conseguir más de una cuenta en Microsoft perderá el acceso a todas menos la principal: mueva sus ficheros y recursos como se describe a continuación.

A partir de la fecha indicada todos los usuarios iniciarán su sesión utilizando las credenciales principales de la UVa en la página que ya se está usando en otros sistemas:

Cambio servicios Microsoft UVa

El uso de este sistema centralizado nos permitirá aumentar en gran medida la seguridad frente a los ataques hacker y otras fugas de seguridad.

Recuerde que es de vital importancia que nunca comunique su contraseña a nadie, que no la use en otras páginas ajenas a la Universidad de Valladolid y que la mantenga actualizada y con una longitud/complejidad adecuada.

Proceso de implantación

El proceso de implantación viene a poner orden en la situación informal que se generó durante el periodo 2019-2021 mediante el autoprovisionamiento de nubes asociadas a los distintos dominios de email de la UVa.

La transformación de las identidades en M365 se producirá en varias fases:

  • 7 de septiembre de 2022 Notificación masiva a los usuarios preparatoria de los efectos de estos cambios (este mensaje).
  • 19 de septiembre de 2022
    • En esta fase, los correos electrónicos se seguirán utilizando como hasta ahora.
    • Se desactiva la posibilidad de crear nuevas cuentas de Microsoft en nubes distintas a «UVa» ya que se borrarán en corto plazo.
    • Inicio del periodo de gracia para el abandono de todos las demás nubes no oficiales «xxxx.uva.es». En esta fase los usuarios tienen que:
      • Iniciar sesión en Office 365, OneDrive y Teams con su cuenta “UVa”.
      • Sincronizar carpetas de la nube “UVa”.
      • Copiar los documentos que quieran mantener, desde sus otros OneDrive “xxx.uva.es” al OneDrive “UVa”.
      • Crear los equipos necesarios de Teams en el tenant “UVa”, mover los recursos y redirigir a los colaboradores a los nuevos equipos.
      • Eliminar carpetas sincronizadas de las otras nubes.
      • Cerrar sesiones y desvincularse de las otras nubes en Office365, OneDrive y Teams.
  • 31 de diciembre de 2022.
    • Clausura de nubes sobrantes (distintos a xxx@uva.es).
    • Retirada de licencias Office.

¿Qué cambios voy a notar? ¿Qué tengo que hacer?

El próximo 19 de septiembre de 2022 se van a producir algunos cambios en la forma de trabajar con los servicios de Microsoft en la nube.

Los servicios más populares que se verán afectados son:

  • Teams: cada usuario se identificará con las credenciales UVa y aparecerá en Teams con un email UVa, por ejemplo: xxx@uva.es o xxxx@estudiantes.uva.es. Si usa Teams en otras nubes debe migrar sus Teams cuanto antes (ver Teams).
  • Office 365: Los programas utilizan la cuenta institucional para comprobar su licencia y para dar funcionalidad de sincronización y colaboración.
  • OneDrive: si tiene archivos guardados en una organización que no es “UVa.es” y debería moverlos cuanto antes (Migración de ficheros en OneDrive/SharePoint).
  • SharePoint: igualmente es un servicio de almacenamiento asociado al tenant. En su caso puede no ser “UVa” y necesita mover los ficheros cuanto antes (ver Migración de ficheros en OneDrive/SharePoint).

Migración de ficheros en OneDrive/SharePoint

Inicie sesión en OneDrive con su cuenta del tenant UVa (xxx@uva.es o xxx@estudiantes.uva.es) o de su cuenta de cargo.

Añada una cuenta a One drive pulsando en el icono de notificación con forma de nube azul, luego en el botón con forma de engranaje, opción «Configuración», pestaña «Cuenta» y botón «Añadir Cuenta».

Sincronizar las carpetas en el disco local

Una forma de gestionar los archivos de los equipos de trabajo de Teams es sincronizarlos en el disco local. De esta manera se pueden utilizar como ficheros normales sin tener que abrir el programa Teams ni tener que acceder a través del navegador Web.

Para tener sincronizados las carpetas de Teams en su disco local siga los siguientes pasos:

  1. Abra su cuenta en el programa Teams.
  2. Entre en el canal «General» del equipo Teams que quiere sincronizar localmente.
  3. Seleccione «Archivos».
  4. En la línea debajo de los botones seleccione «Documentos».
  5. En la línea de botones seleccionar «Sincronizar» (puede estar recogido dentro del menú de los tres puntos «. . .»).
  6. Todas las carpetas se sincronizarán en su ordenador dentro de una carpeta con el icono de un edificio nombre «UVa».

Si usted ya había utilizado OneDrive o SharePoint en una nube no UVa, verá en su explorador de archivos algo como:

Cambio servicios Microsoft UVa

La migración de los datos a los servicios institucionales UVa es tan sencilla como arrastrar o cortar/pegar los archivos y carpetas del OneDrive antiguo al nuevo. La operación puede tardar bastante tiempo si tiene una gran cantidad de ficheros ya almacenados.

Será necesario configurar el cliente de sincronización OneDrive inicialmente para que muestre y sincronice todas las carpetas, empleando la función de descarga bajo demanda en caso necesario.

Las carpetas sincronizadas de OneDrive ocupan menos espacio en el disco duro de lo que ocupan en la nube porque solo se descargan los archivos más frecuentes. Esto nos ayudará a migrar grandes cantidades de archivos de unas cuentas a otras. Al mover archivos de una carpeta a otra, OneDrive irá liberando espacio en el disco al tiempo que va descargando nuevos archivos y subiéndolos a la nueva nube.

Migrando equipos de Teams

El proceso de migración incluye la creación manual de la estructura de canales y miembros del equipo y el traspaso de los ficheros. Para ello, puede utilizar el método de migración basado en la sincronización de las carpetas descrito anteriormente o utilizar una descarga en formato ZIP.

  1. En cada equipo del Teams antiguo (no UVa) ir al canal «General», a la pestaña “Archivos” y pulsar la carpeta “Documentos”. Aquí puede elegir cualquiera de los siguientes métodos:
    1. Sincronizar esa carpeta.
    2. Seleccionar las carpetas que se desee traspasar, pulsar el botón “Descargar” y descomprimir el ZIP con todas las carpetas en el disco local del ordenador.
  2. Cambiar la sesión en Teams a la nube UVa (iniciar sesión o cambiar si ya se ha iniciado).
  3. Crear el Teams equivalente en UVa: el nombre del grupo aparecerá con el prefijo GRP de forma automática. Es una política de nombrado para distinguirlos de otros espacios de trabajo.
  4. Añadir a los miembros del equipo con sus nuevos identificadores xxx@uva.es o xxx@estudiantes.uva.es
  5. Crear los canales.
  6. En cada canal, ir a la pestaña Archivos.
  7. Pulsar en «Cargar a Carpeta» y subir la carpeta con los ficheros de ese canal.
  8. Limpiar los ficheros locales ya innecesarios.

Expiración de las nubes no oficiales

En la fecha 31 de diciembre de 2022 todos los servicios en las nubes distintas a «UVa» (cuentas distintas a xxx@uva.es o xxx@estudiantes.uva.es) se cerrarán y la información almacenada se eliminará.

Soporte

Para cualquier duda o consulta contacte con soporte@uva.es y le ayudaremos lo mejor posible.


[1] Pueden existir servicios proporcionados directamente por departamentos o centros que no entran dentro de esta política. Estos servicios no recibirán soporte por parte del STIC.