¿Cómo puedo compartir archivos y buzones asociados a una cuenta no personal (o de «cargo») con mis colaboradores?

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Hasta ahora, un nombre de usuario (con el formato “c12345678x”) junto a una contraseña (que no identifica a nadie en concreto) se compartía entre varias personas para acceder indistintamente a los recursos, lo que comporta los siguientes problemas:

• dificultad de trazabilidad, por no ser posible auditar el uso de dicho recurso;
• desconocimiento de la titularidad, porque no se sondea tras la creación de este;
• multiplicidad de contraseñas, porque cada acceso requiere una distinta, por lo que es más fácil cometer errores en su custodia o reducir la actualización de estas;
• problemas de identificación, por ejemplo, a la hora de invitar a una persona a una videoconferencia u otro recurso.

Este tipo de cuentas se suelen aplican a los cargos unipersonales oficiales aprobados por Secretaría General a partir de los nombramientos, aunque su uso ha desembocado en un “cajón desastre” para obtener servicios UVa, abarcando todos los casos de aquellas personas que necesitan un buzón y un calendario adicional con la posibilidad de compartirlos con un colaborador

Funcionalidades

Las funciones que se necesitan en estos escenarios son las siguientes:

• Buzón de correo y calendario separados del buzón personal.
• Espacio de archivos compartido separado del espacio personal.
• Capacidad de traspasar los recursos a otra persona tras el cese.
• Opcionalmente, co-gestión de estos recursos con uno o varios colaboradores.

Esta funcionalidad se resuelve ventajosamente con los siguientes recursos:

• Un buzón de correo y calendario compartido (A partir de 2023):  Se accede a ese buzón mediante el cliente Outlook365 o mediante el webmail https://mail.uva.es con cualquier navegador. Si es necesario que varias personas compartan estos recursos se les puede dar acceso sin necesidad de intercambiar contraseñas. Para indicar responsable y colaboradores de los buzones compartidos estará disponible una aplicación. Mientras tanto solicítelo usando el formulario para cuentas de cargo.
• Un equipo de Teams que incluye:
  • Espacio compartido de ficheros de 100GB[1]. Su función es equivalente a OneDrive aunque con más posibilidades de compartición y colaboración.
  • Chats de grupo en cada canal.
  • Canales de Teams temáticos.
  • Espacio de videoconferencia.

De esta manera se consiguen funcionalidades que no estaban disponibles anteriormente mediante el correo electrónico:

• El propietario del grupo es el responsable de añadir y quitar miembros del grupo de forma ágil y autónoma, pudiendo designar responsables adicionales.
• Los ficheros se comparten de forma sencilla en Sharepoint mediante el cliente Teams. También se pueden sincronizar al disco local mediante OneDrive y, por supuesto, también son accesibles desde cualquier navegador Web.
• Las conversaciones informales están ordenadas por canales y visibles para todos los miembros (antiguos y nuevos) y no se generan avalanchas de correos, sino que se hace una lectura natural y cronológica de la conversación como en las aplicaciones móviles de chat. Se pueden crear secciones restringidas a ciertos integrantes del grupo.
• Activando las notificaciones, la actividad del chat de cada canal se notifica por email para que nadie se pierda las conversaciones.
• Es posible usar las menciones para enviar avisos específicos, evitándose ocasionalmente ciertos emails con pequeñas aportaciones.

[1] El tamaño del espacio asignado a cada grupo se puede ampliar mediante petición razonada. El propietario es responsable de la copia de seguridad de la información. El sistema ofrece la funcionalidad «papelera» y la de «versionado de ficheros» que son muy útiles pero no cubren todas las catástrofes posibles.

  Cuentas de correo electrónico compartidas o de cargo