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Cuentas de correo electrónico genéricas o de cargo

Este servicio es proporcionado por el grupo de trabajo Sistemas informáticos de la unidad administrativa Servicio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Actualizado el

Destinatarios

PAS
PDI

Descripción

Para dar continuidad a la gestión de la Universidad todas las funciones administrativas (a nivel de servicios administrativos, centros, departamentos, etc) tienen asociadas buzones de correo genéricas en vez de personales.

El formato de estas direcciones de correo electrónico es identificador@uva.es, donde el identificador se genera en base al nombre del servicio/centro/departamento y función desempeñada. Ej: direccion.dpto.XXXX@uva.es / decanato.XXXXX@uva.es / etc.

¿Tengo que solicitarlo?

Los buzones de correo electrónico genéricas o de cargo se conceden mediante solicitud al Servicio de Tecnologías de Información y las Comunicaciones.

Acceso al servicio

Algunos servicios de la Universidad admiten identificarse con el usuario de cargo, pero al no ser una identificación personal, la mayoría no lo admitirán.

Algunos servicios que aún admiten el usuario de cargo:

  • Buzones de correo antiguos: webmail, buzones.uva.es.
  • Mensajería masiva.

Para estos casos, el formato del usuario para acceder a estas es cuentas es c00000000x, siendo la «c» fija, «00000000» un número correlativo y «x» una letra calculada.

Ejemplo de servicios que no admiten la identificación con cuentas de cargo:

  • Campus Virtual
  • Campus de Extensión
  • Servicios Microsoft 365: Teams, correo Outlook, OneDrive, Office, etc.
  • Portafirmas
  • Sigma

 

Preguntas frecuentes

En general, no.

Hay algunos servicios de la UVa que aún admiten las credenciales de cargo, pero en general se aplican los principios que se detallan en «La identidad digital«.

Las directrices de protección de datos y ciberseguridad nos llevan a evitar credenciales compartidas y a reducir el número de credenciales que cada persona maneja.

Correo electrónico

Cada cuenta de cargo tiene asignada una dirección de correo electrónico y por lo tanto sí es posible enviar y recibir correos con esta identificación institucional. Los clientes de correo electrónico Outlook, Outlook Online y otros gestionan perfectamente varias direcciones de email.

Videoconferencias (Teams)

Habitualmente se plantean peticiones sobre si es posible aparecer en Teams sin identificar personalmente. La respuesta es que no por diversas razones:

  • Cada persona solo tiene una identidad y dispone de una licencia de M365.
  • Tener varias identidades produce muchos problemas al localizar a las personas, tener que iniciar y cerrar sesiones en los clientes, problemas de permisos y sincronización de ficheros. La experiencia nos ha enseñado que merece la pena evitarlo.
  • No se ha identificado ninguna necesidad de esconder la identidad de una persona en una videoconferencia.

 

Hasta ahora, un nombre de usuario (con el formato “c12345678x”) junto a una contraseña (que no identifica a nadie en concreto) se compartía entre varias personas para acceder indistintamente a los recursos, lo que comporta los siguientes problemas:

  • dificultad de trazabilidad, por no ser posible auditar el uso de dicho recurso;
  • desconocimiento de la titularidad, porque no se sondea tras la creación de este;
  • multiplicidad de contraseñas, porque cada acceso requiere una distinta, por lo que es más fácil cometer errores en su custodia o reducir la actualización de estas;
  • problemas de identificación, por ejemplo, a la hora de invitar a una persona a una videoconferencia u otro recurso.

Este tipo de cuentas se suelen aplican a los cargos unipersonales oficiales aprobados por Secretaría General a partir de los nombramientos, aunque su uso ha desembocado en un “cajón desastre” para obtener servicios UVa, abarcando todos los casos de aquellas personas que necesitan un buzón y un calendario adicional con la posibilidad de compartirlos con un colaborador

Funcionalidades

Las funciones que se necesitan en estos escenarios son las siguientes:

  • Buzón de correo y calendario separados del buzón personal.
  • Espacio de archivos compartido separado del espacio personal.
  • Capacidad de traspasar los recursos a otra persona tras el cese.
  • Opcionalmente, co-gestión de estos recursos con uno o varios colaboradores.

Esta funcionalidad se resuelve ventajosamente con los siguientes recursos:

  • Un buzón de correo y calendario compartido (A partir de 2023):  Se accede a ese buzón mediante el cliente Outlook365 o mediante el webmail https://mail.uva.es con cualquier navegador. Si es necesario que varias personas compartan estos recursos se les puede dar acceso sin necesidad de intercambiar contraseñas. Para indicar responsable y colaboradores de los buzones compartidos estará disponible una aplicación. Mientras tanto solicítelo usando el formulario para cuentas de cargo.
  • Un equipo de Teams que incluye:
    • Espacio compartido de ficheros de 500GB[1]. Su función es equivalente a OneDrive aunque con más posibilidades de compartición y colaboración.
    • Chats de grupo en cada canal.
    • Canales de Teams temáticos.
    • Espacio de videoconferencia.

De esta manera se consiguen funcionalidades que no estaban disponibles anteriormente mediante el correo electrónico:

  • El propietario del grupo es el responsable de añadir y quitar miembros del grupo de forma ágil y autónoma, pudiendo designar responsables adicionales.
  • Los ficheros se comparten de forma sencilla en Sharepoint mediante el cliente Teams. También se pueden sincronizar al disco local mediante OneDrive y, por supuesto, también son accesibles desde cualquier navegador Web.
  • Las conversaciones informales están ordenadas por canales y visibles para todos los miembros (antiguos y nuevos) y no se generan avalanchas de correos, sino que se hace una lectura natural y cronológica de la conversación como en las aplicaciones móviles de chat. Se pueden crear secciones restringidas a ciertos integrantes del grupo.
  • Activando las notificaciones, la actividad del chat de cada canal se notifica por email para que nadie se pierda las conversaciones.
  • Es posible usar las menciones para enviar avisos específicos, evitándose ocasionalmente ciertos emails con pequeñas aportaciones.
Cambios en las cuentas de cargo
Compartir calendario y buzón con un asistente.
Cambios en las cuentas de cargo
Compartir ficheros y colaborar con Teams.

[1] El tamaño del espacio asignado a cada grupo se puede ampliar mediante petición razonada. El propietario es responsable de la copia de seguridad de la información. El sistema ofrece la funcionalidad «papelera» y la de «versionado de ficheros» que son muy útiles pero no cubren todas las catástrofes posibles.