Asistentes de IA en reuniones virtuales

Destinatarios

Descripción

En algunas reuniones virtuales celebradas a través de Microsoft Teams se ha detectado la activación automática o la incorporación manual de asistentes de reuniones basados en inteligencia artificial, como Read.AI o AI NoteTaker. Estas herramientas pueden acceder y procesar el audio, el vídeo y cualquier otra información compartida durante la reunión, enviando dichos datos a servidores externos que no están bajo el control de la Universidad de Valladolid.

El uso de este tipo de asistentes puede suponer un riesgo para la protección de datos personales y para la confidencialidad de la información institucional o de terceros, especialmente cuando se tratan datos sensibles en el ámbito docente, investigador o de gestión universitaria.

El tratamiento de datos personales en la Universidad de Valladolid debe realizarse conforme al Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). En este contexto, el uso de herramientas de inteligencia artificial no contratadas ni evaluadas previamente por la Universidad para el tratamiento de datos personales puede dar lugar a incumplimientos normativos y a las responsabilidades que de ello se deriven.

Con el objetivo de garantizar la seguridad de la información, la privacidad de las personas participantes y el cumplimiento de la normativa vigente, la Universidad

de Valladolid establece una serie de directrices sobre el uso de asistentes de IA en reuniones virtuales.

Política del servicio

• No deben añadirse ni activarse asistentes de reuniones basados en inteligencia artificial en reuniones o webinarios celebrados en el marco de la Universidad de Valladolid, ya sea por parte de organizadores, moderadores o asistentes, si dichas herramientas no han sido previamente autorizadas por la institución.
• El uso de asistentes de IA solo es admisible cuando exista una base jurídica que legitime el tratamiento de datos personales y se respeten los principios de responsabilidad proactiva y de seguridad de la información establecidos en la normativa de protección de datos.
• En caso de detectarse la conexión de un asistente de IA no autorizado durante una reunión, deberá procederse a su expulsión inmediata con el fin de proteger la privacidad de las personas participantes y garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.
• Las personas que hubieran incorporado indebidamente un asistente de IA deberán proceder al borrado completo de la información que este haya podido recopilar, utilizando los mecanismos de eliminación previstos por la propia herramienta y/o realizando, en su caso, la correspondiente solicitud a la entidad responsable del tratamiento.
• Actualmente, la Universidad de Valladolid únicamente dispone de acuerdos de protección de datos para el uso de soluciones basadas en inteligencia artificial integradas en la plataforma Microsoft M365, en particular Copilot365.
• Cuando exista una necesidad justificada de utilizar un asistente basado en inteligencia artificial, este deberá estar contratado por la Universidad de Valladolid y contar con el correspondiente acuerdo de tratamiento de datos personales. Solo en estas condiciones puede garantizarse que la información tratada esté adecuadamente protegida y que no sea utilizada por terceros con finalidades distintas a las autorizadas.

Para cualquier duda o consulta relacionada con la protección de datos y el uso de herramientas de inteligencia artificial, puede contactarse con el Responsable de Privacidad de la Universidad de Valladolid en la dirección: responsable.privacidad@uva.es.

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