Correo electrónico

Mostrando Preguntas frecuentes sobre Correo electrónico para PAS

Preguntas frecuentes sobre Cuentas de correo electrónico genéricas o de cargo

Hasta ahora, un nombre de usuario (con el formato “c12345678x”) junto a una contraseña (que no identifica a nadie en concreto) se compartía entre varias personas para acceder indistintamente a los recursos, lo que comporta los siguientes problemas:

  • dificultad de trazabilidad, por no ser posible auditar el uso de dicho recurso;
  • desconocimiento de la titularidad, porque no se sondea tras la creación de este;
  • multiplicidad de contraseñas, porque cada acceso requiere una distinta, por lo que es más fácil cometer errores en su custodia o reducir la actualización de estas;
  • problemas de identificación, por ejemplo, a la hora de invitar a una persona a una videoconferencia u otro recurso.

Este tipo de cuentas se suelen aplican a los cargos unipersonales oficiales aprobados por Secretaría General a partir de los nombramientos, aunque su uso ha desembocado en un “cajón desastre” para obtener servicios UVa, abarcando todos los casos de aquellas personas que necesitan un buzón y un calendario adicional con la posibilidad de compartirlos con un colaborador

Funcionalidades

Las funciones que se necesitan en estos escenarios son las siguientes:

  • Buzón de correo y calendario separados del buzón personal.
  • Espacio de archivos compartido separado del espacio personal.
  • Capacidad de traspasar los recursos a otra persona tras el cese.
  • Opcionalmente, co-gestión de estos recursos con uno o varios colaboradores.

Esta funcionalidad se resuelve ventajosamente con los siguientes recursos:

  • Un buzón de correo y calendario compartido (A partir de 2023):  Se accede a ese buzón mediante el cliente Outlook365 o mediante el webmail https://mail.uva.es con cualquier navegador. Si es necesario que varias personas compartan estos recursos se les puede dar acceso sin necesidad de intercambiar contraseñas. Para indicar responsable y colaboradores de los buzones compartidos estará disponible una aplicación. Mientras tanto solicítelo usando el formulario para cuentas de cargo.
  • Un equipo de Teams que incluye:
    • Espacio compartido de ficheros de 500GB[1]. Su función es equivalente a OneDrive aunque con más posibilidades de compartición y colaboración.
    • Chats de grupo en cada canal.
    • Canales de Teams temáticos.
    • Espacio de videoconferencia.

De esta manera se consiguen funcionalidades que no estaban disponibles anteriormente mediante el correo electrónico:

  • El propietario del grupo es el responsable de añadir y quitar miembros del grupo de forma ágil y autónoma, pudiendo designar responsables adicionales.
  • Los ficheros se comparten de forma sencilla en Sharepoint mediante el cliente Teams. También se pueden sincronizar al disco local mediante OneDrive y, por supuesto, también son accesibles desde cualquier navegador Web.
  • Las conversaciones informales están ordenadas por canales y visibles para todos los miembros (antiguos y nuevos) y no se generan avalanchas de correos, sino que se hace una lectura natural y cronológica de la conversación como en las aplicaciones móviles de chat. Se pueden crear secciones restringidas a ciertos integrantes del grupo.
  • Activando las notificaciones, la actividad del chat de cada canal se notifica por email para que nadie se pierda las conversaciones.
  • Es posible usar las menciones para enviar avisos específicos, evitándose ocasionalmente ciertos emails con pequeñas aportaciones.
Cambios en las cuentas de cargo
Compartir calendario y buzón con un asistente.
Cambios en las cuentas de cargo
Compartir ficheros y colaborar con Teams.

[1] El tamaño del espacio asignado a cada grupo se puede ampliar mediante petición razonada. El propietario es responsable de la copia de seguridad de la información. El sistema ofrece la funcionalidad «papelera» y la de «versionado de ficheros» que son muy útiles pero no cubren todas las catástrofes posibles.

En general, no.

Hay algunos servicios de la UVa que aún admiten las credenciales de cargo, pero en general se aplican los principios que se detallan en «La identidad digital«.

Las directrices de protección de datos y ciberseguridad nos llevan a evitar credenciales compartidas y a reducir el número de credenciales que cada persona maneja.

Correo electrónico

Cada cuenta de cargo tiene asignada una dirección de correo electrónico y por lo tanto sí es posible enviar y recibir correos con esta identificación institucional. Los clientes de correo electrónico Outlook, Outlook Online y otros gestionan perfectamente varias direcciones de email.

Videoconferencias (Teams)

Habitualmente se plantean peticiones sobre si es posible aparecer en Teams sin identificar personalmente. La respuesta es que no por diversas razones:

  • Cada persona solo tiene una identidad y dispone de una licencia de M365.
  • Tener varias identidades produce muchos problemas al localizar a las personas, tener que iniciar y cerrar sesiones en los clientes, problemas de permisos y sincronización de ficheros. La experiencia nos ha enseñado que merece la pena evitarlo.
  • No se ha identificado ninguna necesidad de esconder la identidad de una persona en una videoconferencia.

 

Preguntas frecuentes sobre Correo electrónico oficial para profesores, investigadores y personal de administración

Los datos para configurar tu cuenta de correo en un programa cliente de correo electrónico, como, por ejemplo, Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird, dependerán del tipo de cuenta de correo electrónico que tengas.

Las cuentas @uva.es  no están aún migradas a M365 en su totalidad. En breve se va a comenzar a hacer la migración paulatina de las cuentas personales @uva.es. Cuando llegue el momento, se avisará explícitamente a los usuarios de que su cuenta se ha migrado mediante un correo electrónico en su buzón antiguo y otras comunicaciones colectivas.

Si tu buzón de correo ya es del tipo M365
  • Debes utilizar el cliente Microsoft Outlook 365, añadiendo la cuenta de tipo Exchange Online. Es el único cliente de correo que tiene soporte institucional.
  • Si deseas usar otros clientes, debes saber que no existe soporte de los mismos, ni hay posibilidad de acceso a características de trabajo en equipo, como gestión de reuniones Teams, calendarios, etc. Para usar otros clientes es necesario que soporten identificación OAuth2 (por ejemplo Thunderbird versión 78 o posterior). Los datos de configuración son:
    • Servidor de correo entrante IMAP: outlook.office365.com, encriptación TTLS, puerto 993
    • Servidor de correo saliente SMTP: smtp.office365.com, encriptación STARTTLS, puerto 587
Si tu buzón de correo es del tipo @uva.es antiguas
  • Servidor de correo entrante (POP3s o IMAPs): buzones.uva.es
  • Servidor de correo saliente (SMTPs o STARTTLS) : cartero.uva.es
Si tu buzón de correo es del tipo @subdominio.uva.es gestionado por el STIC
  • Servidor de correo entrante (POP3s o IMAPs): mail-server.uva.es
  • Servidor de correo saliente (SMTPs o STARTTLS) : cartero.uva.es
Si tu buzón de correo es del tipo @subdominio.uva.es y está gestionado por tu Centro, Departamento o Grupo de Investigación
  • Consulta al personal informático propio del centro, departamento o grupo de investigación correspondiente para que te informen sobre cómo configurar tu programa cliente de correo electrónico.

La aplicación web a la que conectarte para utilizar tu cuenta de correo electrónico depende del tipo del tipo de cuenta de correo electrónico que tengas y donde esté alojada.

Si tu cuenta de correo es del tipo @estudiantes.uva.es o @uva.es migrada a M365:

Si tu cuenta de correo es del tipo @uva.es y no está migrada a M365

Si tu cuenta de correo es del tipo @subdominio.uva.es gestionada por el STIC

Si tu cuenta de correo es del tipo @subdominio.uva.es y está gestionada por tu Centro, Departamento o Grupo de Investigación

  • Consulta al personal informático del centro, departamento o grupo de investigación correspondiente para que te informen sobre dónde acceder para utilizar tu correo vía web.

 

Puedes utilizar tu cuenta de correo electrónico oficial de la Universidad de Valladolid de dos formas:

  • Configurando tu cuenta de correo en un programa cliente de correo electrónico como, por ejemplo, Microsoft Outlook o Mozilla ThunderBird. Estos programas de correo se comunican con tu cuenta de correo en el servidor UVa (utilizando protocolos como POP3 o el protocolo IMAP) para mostrarte tus mensajes y permitirte gestionarlos.
  • Accediendo a una aplicación web de gestión de correo electrónico desde la que accederás directamente a tu cuenta de correo electrónico en el servidor de correo UVa donde esté alojada.

No está permitida la redirección del correo oficial.

La Universidad de Valladolid se toma muy en serio la protección de los datos de la comunidad universitaria y por lo tanto no puede almacenar datos protegidos en proveedores con los que no tiene un contrato de tratamiento de datos.

¿Por qué no se puede redireccionar el correo institucional?

Por aplicación de los mecanismos de protección de datos, la información de los buzones de correo institucional no podrá redirigirse a otros proveedores externos a la UVa y está prohibido utilizar el acceso IMAP para importar los buzones en otros servicios. La Universidad de Valladolid solo tiene un «Contrato de Tratamiento de Datos» para el correo electrónico con Microsoft. Por lo tanto:

    • Se prohíbe el uso de cuentas de correo electrónico de otros proveedores de servicios para fines laborales y académicos.
    • Se prohíbe configurar el identificador de usuario y contraseña de la Universidad de Valladolid en proveedores de servicios de correo electrónico de terceros (Gmail, Hotmail o similares ).

Puede consultar la información detallada en la Normativa de uso del correo electrónico.

Efecto en el cliente Web de correo.

En los buzones existentes que tuvieran activa una redirección, ésta se ha deshabilitado.

Si se intenta efectuar la redirección de mensajes desde el interfaz de Outlook a través de la función «Reenvío» o de la función «Reglas», el asistente permitirá dicha configuración pero los mensajes no se enviarán.

Tampoco se permite introducir sus credenciales personales en otras plataformas que importen el contenido de su buzón, ya que estaría dejando memorizados su usuario y contraseña institucionales en dichas plataformas.

El nuevo correo de Microsoft 365 tiene un entorno de trabajo amigable y permite gestionar la bandeja de entrada, y las diferentes carpetas de correo,  las cuentas genéricas, la agenda y el calendario en la nube de forma sencilla. Puede utilizarse en la nube (accediendo con las credenciales de la UVa) o mediante el gestor Outlook instalado en el propio equipo. 

Algunas ventajas por las que debemos utilizar este sistema: Outlook Web en la UVa

  • Entorno de trabajo sencillo, intuitivo y amigable. 
  • Accesible en la nube con alta disponibilidad y calidad desde dentro y fuera de la UVa. 
  • Es el sistema de comunicación y notificaciones oficial de la institución, por lo que toda la información sobre las notificaciones del Campus Virtual, becas y ayudas, reconocimiento de crédito, docencia, investigación y gestión llegará por este canal. 
  • Se integra con el resto de las herramientas en la nube como Office, Teams o Onedrive. 
  • Cumple con todas las garantías de protección de datos, por lo que con su uso garantizamos la seguridad de la información. La Universidad de Valladolid tiene suscrito con Microsoft un contrato para el uso de todos los servicios de Office 365 en la nube y en el escritorio. Este contrato cumple con todas las garantías de seguridad y de protección de datos a los que obliga el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea. Todos los datos se mantienen en la Unión Europea y custodiados con las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad a través del contrato de encargado de tratamiento (contrato de adhesión) y seguridad. Este nivel de seguridad es muy superior al que puede ofrecer la propia universidad. 
  • Cuenta con 100 GB de almacenamiento, una capacidad 200 veces superior a los 500MB que se ofrecía hasta ahora en la mayoría de los buzones.
  • Las cuentas de correo @uva.es permiten acceder a otras licencias, suscripciones y recursos proporcionados por la universidad. 

La Universidad de Valladolid se toma muy en serio la protección de los datos de la comunidad universitaria por lo tanto no está permitido almacenar correos con datos protegidos en servidores de terceros, ni realizar redirecciones a otros sistemas de correo electrónico, como por ejemplo Hotmail o GMail.

Si quiere consultar la Normativa de uso del correo electrónico de la Universidad de Valladolid, consulte este enlace