Hasta ahora, un nombre de usuario (con el formato “c12345678x”) junto a una contraseña (que no identifica a nadie en concreto) se compartía entre varias personas para acceder indistintamente a los recursos, lo que comporta los siguientes problemas:

• dificultad de trazabilidad, por no ser posible auditar el uso de dicho recurso;
• desconocimiento de la titularidad, porque no se sondea tras la creación de este;
• multiplicidad de contraseñas, porque cada acceso requiere una distinta, por lo que es más fácil cometer errores en su custodia o reducir la actualización de estas;
• problemas de identificación, por ejemplo, a la hora de invitar a una persona a una videoconferencia u otro recurso.

Este tipo de cuentas se suelen aplican a los cargos unipersonales oficiales aprobados por Secretaría General a partir de los nombramientos, aunque su uso ha desembocado en un “cajón desastre” para obtener servicios UVa, abarcando todos los casos de aquellas personas que necesitan un buzón y un calendario adicional con la posibilidad de compartirlos con un colaborador

Funcionalidades

Las funciones que se necesitan en estos escenarios son las siguientes:

• Buzón de correo y calendario separados del buzón personal.
• Espacio de archivos compartido separado del espacio personal.
• Capacidad de traspasar los recursos a otra persona tras el cese.
• Opcionalmente, co-gestión de estos recursos con uno o varios colaboradores.

Esta funcionalidad se resuelve ventajosamente con los siguientes recursos:

• Un buzón de correo y calendario compartido (A partir de 2023):  Se accede a ese buzón mediante el cliente Outlook365 o mediante el webmail https://mail.uva.es con cualquier navegador. Si es necesario que varias personas compartan estos recursos se les puede dar acceso sin necesidad de intercambiar contraseñas. Para indicar responsable y colaboradores de los buzones compartidos estará disponible una aplicación. Mientras tanto solicítelo usando el formulario para cuentas de cargo.
• Un equipo de Teams que incluye:
  • Espacio compartido de ficheros de 100GB[1]. Su función es equivalente a OneDrive aunque con más posibilidades de compartición y colaboración.
  • Chats de grupo en cada canal.
  • Canales de Teams temáticos.
  • Espacio de videoconferencia.

De esta manera se consiguen funcionalidades que no estaban disponibles anteriormente mediante el correo electrónico:

• El propietario del grupo es el responsable de añadir y quitar miembros del grupo de forma ágil y autónoma, pudiendo designar responsables adicionales.
• Los ficheros se comparten de forma sencilla en Sharepoint mediante el cliente Teams. También se pueden sincronizar al disco local mediante OneDrive y, por supuesto, también son accesibles desde cualquier navegador Web.
• Las conversaciones informales están ordenadas por canales y visibles para todos los miembros (antiguos y nuevos) y no se generan avalanchas de correos, sino que se hace una lectura natural y cronológica de la conversación como en las aplicaciones móviles de chat. Se pueden crear secciones restringidas a ciertos integrantes del grupo.
• Activando las notificaciones, la actividad del chat de cada canal se notifica por email para que nadie se pierda las conversaciones.
• Es posible usar las menciones para enviar avisos específicos, evitándose ocasionalmente ciertos emails con pequeñas aportaciones.

[1] El tamaño del espacio asignado a cada grupo se puede ampliar mediante petición razonada. El propietario es responsable de la copia de seguridad de la información. El sistema ofrece la funcionalidad «papelera» y la de «versionado de ficheros» que son muy útiles pero no cubren todas las catástrofes posibles.

En general, no.

Hay algunos servicios de la UVa que aún admiten las credenciales de cargo, pero en general se aplican los principios que se detallan en «La identidad digital«.

Las directrices de protección de datos y ciberseguridad nos llevan a evitar credenciales compartidas y a reducir el número de credenciales que cada persona maneja.

Correo electrónico

Cada cuenta de cargo tiene asignada una dirección de correo electrónico y por lo tanto sí es posible enviar y recibir correos con esta identificación institucional. Los clientes de correo electrónico Outlook, Outlook Online y otros gestionan perfectamente varias direcciones de email.

Videoconferencias (Teams)

Habitualmente se plantean peticiones sobre si es posible aparecer en Teams sin identificar personalmente. La respuesta es que no por diversas razones:

• Cada persona solo tiene una identidad y dispone de una licencia de M365.
• Tener varias identidades produce muchos problemas al localizar a las personas, tener que iniciar y cerrar sesiones en los clientes, problemas de permisos y sincronización de ficheros. La experiencia nos ha enseñado que merece la pena evitarlo.
• No se ha identificado ningún motivo para ocultar la identidad de una persona en una videoconferencia.

Los datos para configurar tu cuenta de correo en un programa cliente de correo electrónico, como, por ejemplo, Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird, dependerán del tipo de cuenta de correo electrónico que tengas.

Si tu buzón de correo ya es del tipo M365

• Debes utilizar el cliente Microsoft Outlook 365, añadiendo la cuenta de tipo Exchange Online. Es el único cliente de correo que tiene soporte institucional. Es el cliente más recomendable por su gran integración con los componentes de M365.
• Si por alguna razón deseas usar otros clientes de correo, debes saber que no ofrecemos soporte a los mismos, ni hay posibilidad directa de acceso a características de trabajo en equipo, como la gestión de reuniones Teams, calendarios, etc. Para usar otros clientes es necesario que soporten identificación OAuth2 (por ejemplo Thunderbird versión 78 o posterior). Los datos de configuración son:
  • Servidor de correo entrante IMAP: outlook.office365.com, encriptación TTLS, puerto 993
  • Servidor de correo saliente SMTP: smtp.office365.com, encriptación STARTTLS, puerto 587

Si tu buzón de correo es del tipo @uva.es antiguas: Ya no recibirán correos nuevos, pero puedes consultar el histórico temporalmente.

• Servidor de correo entrante (POP3s o IMAPs): buzones.uva.es
• Servidor de correo saliente (SMTPs o STARTTLS) : cartero.uva.es

Si tu buzón de correo es del tipo @subdominio.uva.es gestionado por el STIC: En breve ya no recibirán correos nuevos, pero puedes consultar el histórico temporalmente.

• Servidor de correo entrante (POP3s o IMAPs): mail-server.uva.es
• Servidor de correo saliente (SMTPs o STARTTLS) : cartero.uva.es

Si tu buzón de correo es del tipo @subdominio.uva.es y está gestionado por tu Centro, Departamento o Grupo de Investigación

• Consulta al personal informático propio del centro, departamento o grupo de investigación correspondiente para que te informen sobre cómo configurar tu programa cliente de correo electrónico.

La aplicación web a la que conectarte para utilizar tu cuenta de correo electrónico depende del tipo del tipo de cuenta de correo electrónico que tengas y donde esté alojada.

Si tu cuenta de correo es del tipo @estudiantes.uva.es o @uva.es migrada a M365:

• Acceso web al correo electrónico: https://mail.uva.es

Si tu cuenta de correo es del tipo @uva.es y no está migrada a M365

• Acceso web al correo electrónico: https://correo.uva.es

Si tu cuenta de correo es del tipo @subdominio.uva.es gestionada por el STIC

• Acceso web al correo electrónico: http://mail-server.uva.es

Si tu cuenta de correo es del tipo @subdominio.uva.es y está gestionada por tu Centro, Departamento o Grupo de Investigación

• Consulta al personal informático del centro, departamento o grupo de investigación correspondiente para que te informen sobre dónde acceder para utilizar tu correo vía web.

Puedes utilizar tu cuenta de correo electrónico oficial de la Universidad de Valladolid de dos formas:

• Configurando tu cuenta de correo en un programa cliente de correo electrónico como, por ejemplo, Microsoft Outlook o Mozilla ThunderBird. Estos programas de correo se comunican con tu cuenta de correo en el servidor UVa (utilizando protocolos como POP3 o el protocolo IMAP) para mostrarte tus mensajes y permitirte gestionarlos.
• Accediendo a una aplicación web de gestión de correo electrónico desde la que accederás directamente a tu cuenta de correo electrónico en el servidor de correo UVa donde esté alojada.

No está permitida la redirección del correo oficial.

La Universidad de Valladolid se toma muy en serio la protección de los datos de la comunidad universitaria y por lo tanto no puede almacenar datos protegidos en proveedores con los que no tiene un contrato de tratamiento de datos.

¿Por qué no se puede redireccionar el correo institucional?

Por aplicación de los mecanismos de protección de datos, la información de los buzones de correo institucional no podrá redirigirse a otros proveedores externos a la UVa y está prohibido utilizar el acceso IMAP para importar los buzones en otros servicios. La Universidad de Valladolid solo tiene un «Contrato de Tratamiento de Datos» para el correo electrónico con Microsoft. Por lo tanto:

• • Se prohíbe el uso de cuentas de correo electrónico de otros proveedores de servicios para fines laborales y académicos.
  • Se prohíbe configurar el identificador de usuario y contraseña de la Universidad de Valladolid en proveedores de servicios de correo electrónico de terceros (Gmail, Hotmail o similares ).

Puede consultar la información detallada en la Normativa de uso del correo electrónico.

¿Puedo redireccionar el correo institucional a un subdominio de la UVa?

• • Por motivos organizativos y funcionales, las redirecciones de otros subdominios de la UVa se realizarán siempre en dirección hacia xxx@uva.es, pero no en sentido contrario.

Efecto en el cliente Web de correo.

En los buzones existentes que tuvieran activa una redirección, ésta se ha deshabilitado.

Si se intenta efectuar la redirección de mensajes desde el interfaz de Outlook a través de la función «Reenvío» o de la función «Reglas», el asistente permitirá dicha configuración pero los mensajes no se enviarán.

Tampoco se permite introducir sus credenciales personales en otras plataformas que importen el contenido de su buzón, ya que estaría comprometiendo la información institucionales al permitir acceso a información potencialmente protegida a otras organizaciones con las que no hay un contrato de cesión de datos.

El nuevo correo de Microsoft 365 tiene un entorno de trabajo amigable y permite gestionar la bandeja de entrada, y las diferentes carpetas de correo,  las cuentas genéricas, la agenda y el calendario en la nube de forma sencilla. Puede utilizarse en la nube (accediendo con las credenciales de la UVa) o mediante el gestor Outlook instalado en el propio equipo. 

Algunas ventajas por las que debemos utilizar este sistema:

• Entorno de trabajo sencillo, intuitivo y amigable. 
• Accesible en la nube con alta disponibilidad y calidad desde dentro y fuera de la UVa. 
• Es el sistema de comunicación y notificaciones oficial de la institución, por lo que toda la información sobre las notificaciones del Campus Virtual, becas y ayudas, reconocimiento de crédito, docencia, investigación y gestión llegará por este canal. 
• Se integra con el resto de las herramientas en la nube como Office, Teams o Onedrive. 
• Cumple con todas las garantías de protección de datos, por lo que con su uso garantizamos la seguridad de la información. La Universidad de Valladolid tiene suscrito con Microsoft un contrato para el uso de todos los servicios de Office 365 en la nube y en el escritorio. Este contrato cumple con todas las garantías de seguridad y de protección de datos a los que obliga el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea. Todos los datos se mantienen en la Unión Europea y custodiados con las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad a través del contrato de encargado de tratamiento (contrato de adhesión) y seguridad. Este nivel de seguridad es muy superior al que puede ofrecer la propia universidad. 
• Cuenta con 100 GB de almacenamiento, una capacidad 200 veces superior a los 500MB que se ofrecía hasta ahora en la mayoría de los buzones.
• Las cuentas de correo @uva.es permiten acceder a otras licencias, suscripciones y recursos proporcionados por la universidad. 

Si quiere consultar la Normativa de uso del correo electrónico de la Universidad de Valladolid, consulte este enlace.  

Outlook tiene activado por defecto el borrado de los avisos de la bandeja de entrada que representan la invitación a una reunión.

Si deseamos mantener dichos avisos como un elemento más de la bandeja de entrada junto al histórico de nuestros mensajes de correo electrónico hay que ir a la opción Archivo > Opciones > Correo y en la zona media de las opciones localizar el apartado Enviar mensajes. El apartado en cuestión, que habría que desmarcar, está indicado como «Eliminar las convocatorias de reunión y notificaciones de la Bandeja de entrada después de responder».

Para @estudiantes.uva.es

El método recomendado de acceso es mediante los clientes Microsoft Outlook para móvil u ordenador, activando las notificaciones para estar al tanto de los avisos de tus profesores y de la universidad.

También se puede acceder con cualquier navegador Web moderno mediante https://mail.uva.es.

• En el ordenador: El lector de Mail de Windows o alternativamente Outlook para Windows o Mac: Son las aplicaciones oficiales de correo de la UVa y se configuran sin necesitar ningún dato técnico.
• En el móvil: app Outlook Mobile, o el visor web https://mail.uva.es que también permite activar notificaciones y funciona similar a una aplicación instalada.
• En Linux: el cliente webmail o Thunderbird.

Para @alumnos.uva.es

Toda la información sobre el servicio de correo antiguo (en proceso de extinción): características de la cuenta, normas de uso, guías de configuración para acceder al correo, etc. Así como el acceso al correo por web está disponible en http://correo.alumnos.uva.es

En los casos de personas que, además de disponer de una dirección @estudiantes.uva.es, se disponga de una dirección @uva.es por pertenecer a los colectivos PAS o PDI, surgen algunas dudas acerca de cómo consultar los mensajes de la primera dirección.

En el siguiente video se explica cómo proceder en dichos casos, en los que puede llegar a ser necesario acceder hasta a tres buzones de correo diferentes (provisionalmente). Estos buzones pueden consultarse desde una aplicación de correo como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird, y también desde los webmails específicos:

• https://mail.uva.es: para consultar los mensajes enviados después del traspaso a M365, tanto a @estudiantes.uva.es, así como los enviados a @alumnos.uva.es y @uva.es de PAS y PDI (posteriores al traspaso a M365).
• http://correo.uva.es/: para consultar los correos enviados a @uva.es, como PAS o como PDI antes del traspaso a M365.
• https://correo.alumnos.uva.es: para consultar los mensajes que se recibieron antes del inicio del curso 2022-2023. Se aconseja reenviar los mensajes importantes a la nueva dirección de Estudiantes para no perder los mismos. El servicio de correo del dominio alumnos.uva.es ya no se encuentra disponible.

Tras la desactivación del correo del dominio alumnos.uva.es, los otros dos buzones se integrarán uno dentro del otro.

Utiliza prioritariamente el cliente Office Outlook 365, añadiendo la cuenta de tipo Microsoft 365 o Exchange Online. Se te pedirán tus credenciales personales durante el proceso de configuración de la cuenta.

Para usar otros clientes o programas de correo electrónico es necesario que soporten identificación OAuth2 (por ejemplo Thunderbird versión 78 o posterior). Los datos de configuración son:

• Servidor de correo entrante IMAP: outlook.office365.com, encriptación TTLS, puerto 993
• Servidor de correo saliente SMTP: smtp.office365.com, encriptación STARTTLS, puerto 587